INFORMASI UNTUK PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN

A. Tipe Informasi

 

Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi- alokasi sumber daya, serta pengukuran dan pengendalian. Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi, masing-masing berbeda untuk tingkatan manajemen mempunyai arti berbeda sebagai berikut :

 

1. Informasi Pengumpulan Data (Score keeping Information)

Informasi pengumpulan data (score keeping information) merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan berikut. Am I doing well or badly? (Apakah saya sudah mengerjakannya dengan baik atau belum?). Informasi ini berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personel-personelnya.

2. Informasi Pengarahan Perhatian (Attention Directing Information)

Informasi pengarahan perhatian (attention directing information) merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, tidak beresan, tidak efisienan, dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan berikut. What problem should I look into? (Permasalahan apakah yang seharusnya saya amati?). Informasi ini akan melihat penyimpangan untuk membantu manajemen menengah penyimpangan yang terjadi.

3. Informasi Pemecahan Masalah (Problem Solving Information)

Informasi pemecahan masalah (problem solving information) merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan berikut. Of the several ways of doing the job, which is the best? (Manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?). Problem solving biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

 

B. Karakteristik Informasi

 

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatannya yang berbeda, dibutuhkan informasi dengan karakteristik yang berbeda pula. Karakteristik informasi misalnya adalah kepadatan informasinya, luas informasinya, frekuensi informasinya, informasinya, waktu informasinya, akses informasinya, dan sumber informasinya.

 

1. Kepadatan Informasi

Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci (detail) dan kurang padat karena digunakan untuk pengendalian operasi. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, terdapat karakteristik informasi yang semakin tersaring (terfilter), lebih ringkas, dan padat.

2. Luas Informasi

Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya terfokus pada suatu masalah tertentu karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang khusus. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, dibutuhkan informasi dengan karakteristik informasi yang semakin luas karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas.

3. Frekuensi Informasi

Untuk manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang terstruktur dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak) karena manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas.

4. Skedul Informasi

Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang diterimanya mempunyai jadwal atau skedul yang jelas dan periodik karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai yang terstruktur. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, skedul informasinya adalah tidak terskedul karena manajemen atas berhubungan dengan pengembalian keputusan tidak terstruktur.

5. Waktu Informasi

Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis karena digunakan oleh manajer bawah dalam pengendalian operasi yang memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, waktu informasinya lebih ke masa depan berupa informasi prediksi karena digunakan oleh manajemen atas untuk pengambilan keputusan strategis yang menyangkut nilai masa depan.

6. Akses Informasi

Manajemen tingkat bawah membutuhkan informasi yang periodenya jelas dan berulang ulang sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian, akses informasi untuk manajemen bawah dapat tidak secara online, tetapi dapat secara offline. Sebaliknya, untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, periode informasi yang dibutuhkannya tidak jelas sehingon manajer menejer tingkat atas perlu disediakan akses online untuk mengambil informasi kapan pun mereka membutuhkannya.

7. Sumber Informasi

Oleh karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian operasi internal perusahaan, manajer-manajer tingkat bawah ini membutuhkan informasi dengan data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri. Semakin bawah tingkatannya, manajer-manajer juga membutuhkan informasi yang sumber datanya berasal dari transaksi keuangan perusahaan.

 

C. Sistem-sistem informasi di fungsi-fungsi organisasi

 

Sistem-sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. Secara eksternal, sistem-sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pemasok dan pelanggan. Secara internal, sistem-sistem informasi dapat diterapkan dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan- tingkatan organisasi. Tergantung dari perusahaannya, jika struktur organisasi didasarkan pada fungsi-fungsi organisasinya, unit-unit di perusahaan dikelompokkan ke dalam beberapa fungsi atau departemen, seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, produksi, dan sumber daya manusia.

 

D. Sistem-sistem informasi di tingkatan organisasi

 

Perkembangan persaingan menyebabkan manajer-manajer fungsi merasa tidak cukup mendapatkan informasi dari sistem informasi manajemen fungsinya karena sistem informasi fungsional ini hanya menyediakan informasi yang rutin karena persaingan yang lebih kompleks memaksa manajer untuk mendapatkan informasi yang lebih tepat waktu untuk mendukung permasalahan mereka yang adhoc. Untuk keperluan ini manajemen membutuhkan sistem-sistem informasi tambahan khusus untuk masing-masing tingkatannya.

 

E. Kerangka kerja sistme informasi

 

Dari pembahasan-pembahasan sebelumnya, dapat disimpulkan bagaimana hubungan antara manajemen, informasi yang dibutuhkan, dan sistem-sistem informasi yang sebagai berikut.

 

1. Manajemen mempunyai tingkatan yang berbeda, yaitu tingkatan bawah, menengah, dan atas.

2. Kegiatan manajemen masing-masing tingkatan berbeda, pengendalian operasi untuk manajemen tingkat bawah, pengendalian manajemen untuk tingkat menengah, dan perencanaan strategis untuk tingkat atas.

3. Oleh karena tipe kegiatan manajemennya yang berbeda untuk tiap tingkatan, karakteristik kegiatannya juga berbeda untuk masing-masing tingkatan, misalnya untuk tingkat bawah lebih terstruktur dan berulang- ulang, sedangkan untuk tingkat atas lebih tidak terstruktur atau tidak berulang-ulang.

4. Oleh karena ketiga tingkatan manajemen mempunyai tipe dan karakteristik kegiatannya yang berbeda, informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing tingkatan juga berbeda. Tipe informasi untuk tingkat bawah lebih ke pengumpulan dan tabulasi data yang disebut dengan informasi pengumpulan data (score keeping information). Tipe informasi yang dibutuhkan manajemen menengah untuk pengendalian manajemen digunakan untuk memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang ada schingga tipe informasinya lebih ke informasi pengarahan perhatian (attention directing information). Kegiatannya berupa perencanaan strategis membutuhkan informasi untuk pemecahan masalah (problem solving information).

5. Tipe informasi untuk masing-masing tingkatan manajemen berbeda. Oleh karena informasi ini berbeda untuk kegiatan manajemen yang berbeda, karakteristik informasi yang disajikan juga berbeda supaya memenuhi kebutuhan manajemen yang menggunakannya. Misalnya, untuk manajemen bawah, informasi yang disajikan harus terperinci (untuk pengawasan internal) dan dapat diserahkan secara periodik (karena kegiatan manajemennya terstruktur dan berulang- ulang secara rutin dan jelas) sehingga untuk manajemen bawah, dapat disajikan akses informasi yang tidak online. Untuk manajemen atas, informasi yang disajikan harus ringkas dan harus disajikan sewaktu-waktu dibutuhkan (karena kegiatan manajemennya tidak terstruktur) sehingga untuk manajemen atas dibutuhkan akses informasi yang online.

6. Dari tipe dan karakteristik kegiatan manajemen dan informasi yang dibutuhkan,dapat ditentukan sistem-sistem yang diperlukannya, misalnya executive information system (EIS) untuk manajemen tingkat atas, DSS dan ES untuk manajemen tingkat menengah. Misalnya, EIS, dengan mengetahui tipe dan karakteristik informasi yang dibutuhkan,sistem EIS ini harus dirancang dan mempunyai karakteristik yang sesuai dengan karakteristik kegiatan manajemen dan karakteristik informasi dibutuhkannya, yaitu EIS harus berupa sistem online, informasinya tersaring dan padat, sumber informasinya dari luar, menyediakan informasi yang adhoc, tidak terskedul, ruang lingkupnya luas dan menyediakan informasi prediksi. Demikian juga dengan sistem-sistem informasi fungsional, yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi keuangan, sistem informasi sumber daya manusia, dan sistem informasi produksi yang digunakan untuk semua tingkatan manajemen, harus dapat memberikan informasi yang berbeda tipe dan karakteristiknya untuk masing-masing tingkatan manajemen berbeda.