Pengendalian Secara Umum

Sistem informasi perlu dipasang dengan pengendalian-pengendalian sehingga dapat mencegah dan mendeteksi gangguan-gangguan yang akan terjadi. Pengendalian pengendalian disistem informasi adalah pengendalian secara umum (general control) dan pengendalian aplikasi (aplication control). Pengendalian-pengendalian secara umum (general control) merupakan pengendalian- pengendalian sistem teknologi informasi yang paling luar yang harus dihadapi terlebih dahulu oleh pemakai sistem informasinya. Jika pengendalian-pengendalian secara umum dapat dilewati, pengendalian-pengendalian aplikasi akan diaktifkan. Pengendalian-pengendalian secara umum terdiri dari atas beberapa bagian berikut:

1. Pengendalian organisasi,

2. Pengendalian dokumentasi,

3. Pengendalian perangkat keras,

4. Pengendalian keamanan fisik,

5. Pengendalian keamanan data.

 

A. Pengendalian Organisasi

 

Perencanaan yang baik dan organisasi sistem informasi yang berfungsi seperti yang diharapkan merupakan pengendalian organisasi yang baik. Pengendalian organisasi ini dapat tercapai apabila ada pemisahan tugas (segrgaiton of dutis) dan pemisahan tanggung jawab (segrgaiton of responsibilities) yang tegas. Pemisahan ini merupakan pemisahan tugas dan tanggung jawab diantara departemen dan pemisahan tugas dan tanggung jawab dalam departemen sistem informasi itu sendiri. Pemisahan tugas dan tanggung jawab diantara departemen dapat merupakan berikut ini:

1. Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pemberi wewenang transaksi dan bagian yang

menyimpan aktiva bersangkutan.

2. Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pemberi wewenang transaksi dan bagian yang melakukan pengolahan data.

3. Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian penyimpanan aktiva dan bagian pelaksanaan.

4. Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian pelaksanaan dan bagian yang melakukan pengolahan data.

5. Pemisahan tugas antara bagian penyimpanan aktiva dan bagian pengolahan data.

6. Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara yang melakukan koreksi kesalahan transaksi dan bagian pengolahan data.

Fungsi-fungsi utama dalam departemen sistem informasi harus dipisahkan tugas dan tanggung jawabnya. Fungsi-fungsi utama yang perlu disahkan tugas dan tanggung jawabnya adalah :

(1) bagian pengontrol data,

(2) bagian yang mempersiapkan data,

(3) bagian operasi komputer,

(4) bagian pustaka data,

(5) bagian pemrogram dan pengembangan sistem, dan

(6) bagian pusat informasi (information center).

B. Pengendalian Dokumentasi

 

Dokumentasi dapat dianggap sebagian materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang sesuatu subjek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagian alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer dan contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan berikut:

1. Mempelajari cara mengoperasikan sistem,

2. Sebagian bahan pelatihan,

3. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut,

4. Dasar apabila akan memodifikasi atau perbaikan-perbaikan sistem di kemudian hari,

5. Materi acuan bagian auditor.

Dokumentasi yang ada di departemen sistem informasi sebagai berikut :

1. Dokumentasi dokumen dasar

Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen-dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem.

2. Dokumentasi daftar rekening (card of account)

Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang di pergunakan dalam transaksi.

3. Dokumentasi prosedur manual

Merupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dakumen-dokumen dasar dalam pengusaha.

4. Dokumentasi prosedur

Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada seuatu keadaan tertentu, seperti prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, serta prosedur pembuatan back up dan restore.

5. Dokumentasi sistem

Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagian alir sistem (system flow chart).

6. Dokumentasi program

Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (prorgam flow chart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program.

7. Dokumentasi operasi

Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.

8. Dokumentasi data

Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. Hal yang paling banyak membutuhkan dokumentasi adalah data base administrator (DBA) dan auditor.

 

C. Pengendalian Kerusakan Perangkat Keras

 

Proses pengolahan data dapat terganggu jika terjadi kerusakan perangkat keras yang dapat menyebabkan kemacetan proses. Untuk mencegah hal ini, dapat dilakukan dengan pengendalian perangkat keras, menyediakan perangkat keras cadangan, dan membeli asuransi.

1. Parity check

RAM mempunyai kemampuan untuk melakukan pengecekan dari data yang disimpannya yang disebut dengan istilah parity check.

2. Echo check

Tujuan dari pengecekan ini adalah meyakinkan bahwa alat-alat input/output, misalnya printer, tape drive dan disk drive, masih tetap berfungsi dengan memuaskan apabila akan dipergunakan.

3. Read after write check

Tujuan dari pengecekan ini adalah meyakinkan bahwa data yang telah direkamkan di simpan di luar setelah terekam dengan baik dan benar.

4. Dual read check

Tujuan dari pengecekan ini adalah meyakinkan apakah data yang telah dibaca telah dibaca dengan benar. Untuk maksud ini ,data yang sudah dibaca sekali lagi dan dibandingkan dengan keduanya. Apabila  sama, itu berarti telah dibaca dengan benar tanpa kesalahan.

5. Validity check

Tujuan dari pengecekan ini adalah meyakinkan bahwa data telah di kodekan dengan benar. Pada sistem komputer, angka, dan karakter diwakili suatu kode komputer dengan suatu bentuk digit biner (binary digit). Apabila data akan dikirim atau diterima dari alat-alat lainnya, kemungkinan kode yang dipergunakan oleh alat satu dengan alat lainnya berbeda.

 

D. Pengendalian Keamanan Fisik

 

Pengendalian keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia dalam pengusahaan. Hal-hal yang menyebabkan tidak amannya fisik sistem di antaranya adalah pencurian, sabotase, kegagalan arus listrik yang dapat merusakkan basis data, api, temperatur (terlalu panas merusakkan komponen dan terlalu dingin dapat menyebabkan ruangan menjadi lembab menyebabkan komponen berkarat), debu (partikel debu dapat merusak media simpanan luar), serta bencana alam (seperti gempa bumi, angin ribut, banjir, dan petir). Pengendalian keamanan fisik dapat dilakukan sebagai berikut.

1. Pengawasan terhadap pengaksesan fisik

Pengawasan ini merupakan proteksi yang merupakan pembatasan terhadap orang-orang yang

akan masuk ke bagian yang terpenting. Apabila keleluasaan untuk mendapat keluar masuk

bagian yang penting selalu diawasi, kesempatan untuk melakukan hal-hal yang merugikan

dapat dicegah atau paling sedikit dapat dikurangi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan

cara sebagai berikut:

a. Penempatan satpam,

b. Pengisian agenda kunjungan,

c. Penggunaan tanda pengenal,

d. Pemakaian kartu,

e. Penggunaan close-circuit television,

f. Penggunaan peracik kertas,

g. Tersedianya pintu arah yang membuka keluar.

2. Pengaturan lokasi fisik

Lokasi dari luar komputer merupakan pertimbangan yang penting dalam perencanaan sekuritas. Pengendalian terhadap lokasi fisik yang baik dari ruang komputer dapat berupa hal berikut:

a. Lokasi yang tidak terganggu oleh lingkungan,

b. Gedung yang terpisah,

c. Tersedia fasilitas cadangan.

3. Penerapan alat-alat pengaman

Alat-alat pengaman tambahan dapat digunakan untuk mengendalikan hal-hal yang dapat terjadi yang dapat menyebabkan sesuatu yang fatal. Alat-alat pengaman tersebut dapat berupa hal beriku:

a. Saluran air,

b. Alat pemadam kebakaran,

c. Uninterruptibl power systems (UPS),digunakan untuk mengatasi apabila arus listrik terputus. UPS berisi accu yang dapat menggantikan fungsi arus listrik seketika apabila arus listrik terputus dan dapat tahan berjam-jam. Dengan demikian, proses pengolahan data, tidak terganggu dan dapat dilanjutkan atau dihentikan seketika.

4. Stabilizer

5. Air politionar (AC) berfungsi untuk mengatur temperatur dalam ruangan. Komputer mainframe yang besar biasanya membutuhkan temperatur yang cukup dingin untuk mendinginkan sirkuitnya. Temperatur yang ideal untuk suatu sistem komputer berkisar dari 10-35°C.

6. Pendeteksi kebakaran

 

E. Pengendalian Keamanan Data

 

Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap keamanan data tersimpan disimpan di luar supaya tidak hilang, rusak dan diakses oleh orang yang tidak berhak.