Pengendalian Aplikasi

Pengendalian-pengendalian aplikasi (application controls) merupakan pengendalian- pengendalian yang di pasang pada pengolahan aplikasinya, yaitu pengendalian-pengendalian pada tahap ,masukan yang disebut dengan pengendalian-pengendalian masukan (input controls), pengendalian-pengendalian pengolahan (processing controls) dan pengendalian-pengendalian keluaran (output contols).

 

A. Pengendalian-Pengendalian Masukan

 

Pengendalian masukan (input control) mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya, serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahannya. Pengendalian masukan ini merupakan pengendalian aplikasi yang penting karena input yang salah, sedangkan output-nya juga akan salah. Pengendalian-pengendalian yang ada di programmed check dapat berupa sebagai berikut :

1. Echo Check

Data yang diketikkan pada keyboard untuk dimasukkan ke komputer akan di tampilkan (echo)

pada layar terminal. Dengan demikian, operator dapat membandingkan antara data yang diketikkan dan data yang seharusnya dimasukkan.

2. Existence Check

Kode yang dimasukkan dibandingkan dengan daftar kode-kode yang valid dan sudah program. Misalnya, transaksi penjualan hanya mempunyai dua jenis penjualan, yaitu penjualan tunai (kode penjualannya adalah ‘T’) dan penjualan kredit (kode penjualan adalah ‘K’).Apabila dimasukkan kode selain ‘T’ atau ‘K’, itu berarti kode tersebut adalah salah karena kode tersebut tidak ada.

3. Matching Check

Pengecekan ini dilakukan dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan. Misalnya, pada transaksi penjualan, barang yang dijual dimasukkan ke komputer menggunakan kode barang.

4. Field Check

Field dari data yang dimasukkan diperiksa kebenarannya dengan mencocokkan nilai dari field

data tersebut dengan tipe field-nya ,apakah bertipe numerik, alfabetik, atau

tanggal. Misalnya, tipe field numerik harus diisi dengan data numerik. Apabila diisi dengan data bukan numerik, itu berarti salah.

5. Sign Check

Field dari data yang bertipe numerik dapat diperiksa untuk menentukan apakah telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda yang benar, positif atau negatif. Misalnya, unit barang yang dijual harus bernilai positif, apabila negatif berarti salah.

6. Relationship Check atau Logical Check

Hubungan antara item-item data input harus sesuai dan masuk akal. Pengecekan ini berfungsi untuk memeriksa hubungan antara item-item data input yang di masukkan ke komputer. Kalau tidak masuk akal, itu akan di tolak oleh komputer.

7. Limit Check atau Reasonable Check

Nilai dari input data diperiksa, apakah cukup beralasan atau tidak. Misalnya, nilai data gaji bulanan yang dimasukkan untuk seorang karyawan sebesar lima puluh juta rupiah adalah tidak beralasan.

8. Range Check

Nilai yang dimasukkan juga dapat diseleksi supaya tidak keluar dari jangkauan nilai yang sudah ditentukan. Misalnya, suatu organisasi mempunyai lima buah departemen yang diberi kode A sampai dengan E. Kalau nilai input data di luar departemen tersebut, misalnya departemennya adalah ‘G’, itu berati salah karena di luar range dari departemen yang ada.

9. Self-Checking Digit Check

Self-checking digit check adalah pengecekan untuk memeriksa kebenaran dari digit-digit data yang dimasukkan. Pengecekan ini dipergunakan karena operator cenderung melakukan kesalahan memasukkan digit-digit data.

 

B. Pengendalian - Pengendalian Pengolahan

 

Tujuan dari pengendalian-pengendalian pengolahan (processing controls) ini adalah mencegah kesalahan-kesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setalah data dimasukkan dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena program aplikasi yang digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan. Kesalahan-kesalahan yang umumnya disebabkan oleh kesalahan dalam program sebagai berikut.

1. Overflow

Overflow terjadi jika proses pengolahan mengandung perhitungan-perhitungan yang hasilnya terlalu besar atau terlalu kecil sehingga tidak muat untuk disimpan di memori komputer.

2. Kesalahan Logika Program

Kesalahan logika program merupakan kesalahan yang sering terjadi, apabila jika program tidak diuji dengan teliti. Kesalahan ini merupakan kesalahan yang berbahaya dan sulit untuk dilacak karena kesalahan logika tidak dapat ditunjukkan oleh komputer dan tetap akan didapatkan hasilnya, tetapi dengan hasil yang salah.

3. logika Program yang Tidak Lengkap

Walaupun mungkin dalam program tidak ada kesalahan-kesalahan dari logika dan semua kondisi logika telah benar, mungkin juga ada beberapa kondisi logika yang terlewat.

4. Penanganan Pembulatan yang Salah

Permasalahan pembulatan terjadi apabila tingkat ketepatan yang diinginkan dari perhitungan aritmatika lebih kecil dari tingkat ketepatan yang terjadi. Penanganan pembulatan yang salah dapat dilakukan secara sengaja oleh programmer ataupun mungkin tidak disengaja.

5. Kesalahan Akibat Kehilangan atau Kerusakan Record

Pada metode pengolahan dikumpulkan (batch processing method),file transaksi berisi data kumpulan dari data transaksi selama periode tertentu.

6. Kesalahan Urutan Proses

Record di file induk akan di-update oleh data transaksi. Sebelum dilakukan proses peng- update-an ini, apabila terjadi penambahan data baru atau penghapusan data atau perubahan- perubahan terhadap file induk, proses-proses ini harus dilakukan terlebih dahulu. Kalau tidak, hal itu dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan-kesalahan.

7. Kesalahan Data di File Acuan

Banyak program yang menggunakan file acuan (reference file) atau file tabel (table file) untuk menyimpan data yang relatif konstan. Contoh suatu file acuan, misalnya, dapat berupa file yang berisi tarif gaji berdasarkan golongannya. Apabila data di file acuan mengalami kesalahan, itu berarti proses program yang menggunakan juga akan salah.

8. Kesalahan Proses Serentak

Kesalahan proses serentak (concurrency) terjadi apabila sebuah file basis data dipergunakan oleh lebih dari seorang pemakai dalam network. Misalnya, basis data dihubungkan dengan dua buah terminal yang berada di bagian penjualan dandi bagian pembelian.

 

C. Pengendalian-Pengendalian Keluaran

 

Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan soft copy. Dalam bentuk hard copy,yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk laporan yang dicetak menggunakan alat cetak (printer). Dalam bentuk soft copy, yang paling umum adalah berbentuk tampilan dilayar terminal. Pengendalian- pengendalian keluaran dimaksudkan untuk diterapkan pada kedua macam bentuk keluaran tersebut. Untuk menghasilkan laporan yang berbentuk hard copy, dapat dilakukan melalui beberapa tahapan. Tiap-tiap tahapan ini perlu dilakukan pengendalian-pengendalian sebagai berikut :

a. Pengendalian-pengendalian pada tahap menyediakan media laporan.

b. Pengendalian-pengendalian pada tahap memproses program yang menghasilkan laporan.

c. Pengendalian-pengendalian pada tahap pembuatan laporan di file (printer file).

d. Pengendalian-pengendalian pada tahap pengumpulan laporan.

e. Pengendalian-pengendalian pada tahap mencetak laporan di media keras (kertas).

f. Pengendalian-pengendalian pada tahap mengkaji ulang laporan.

g. Pengendalian-pengendalian pada tahap pemilihan laporan.

h. Pengendalian-pengendalian pada tahap distribusi laporan.

i. Pengendalian-pengendalian pada tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan.

j. Pengendalian-pengendalian pada tahap pengarsipan laporan.

k. Pengendalian-pengendalian pada tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diperlukan.